Юридичні умови договору поставки

Загальні умови договору поставки та його оформлення

 

По суті поставка – це різновид договору купівлі-продажу, а тому до неї застосовуються відповідні положення законодавства, що регулюють відносини купівлі-продажу, із врахуванням особливостей, що стосуються поставок[1].

Відповідно до договору поставки продавець (постачальник) зобов'язується передати у встановлені строки товар у власність покупця для використання його у підприємницькій діяльності або в інших цілях, не пов'язаних з особистим, сімейним, домашнім або іншим подібним використанням, а покупець зобов'язується прийняти товар і сплатити за нього певну грошову суму.   

Умови договору поставки поділяються на істотні, тобто без погодження яких він не може бути укладений, та рекомендовані, які встановлюються за бажанням сторін. Також можна виділити ряд організаційних умов, які мають бути визначені у всіх договорах.

Істотними умовами договору поставки є:

  1. предмет договору – власне встановлення обов’язку продавця поставити товар і обов’язку покупця прийняти ти оплатити отриманий товар;
  2. товар – визначення точних характеристик товару, який має бути поставлений, наприклад, порода, вага, вік свиней, їх кількість тощо. Якщо укладається рамковий договір на тривалий строк, можна вказати, що точні характеристики товару для кожної поставки сторони будуть узгоджувати окремо у кожному конкретному випадку;
  3. строк здійснення поставок – договором може бути заздалегідь передбачена певна періодичність поставок (наприклад, кожного вівторка протягом дії договору) або встановлені правила визначення строків у конкретних випадках  (наприклад, протягом трьох робочих днів після надання покупцем замовлення);
  4. ціна поставки – може бути твердою (наприклад, 20 грн./кг живої ваги протягом всього строку дії договору), гнучкою (наприклад, орієнтовна ціна змінюється на кожну поставку залежно від макроекономічних показників, курсу валют та ін.; ціна розраховується за визначеною формулою) або відсилочною (наприклад, встановлюється для кожної поставки за домовленістю сторін і зазначається у додатках до договору; визначається на рівні середньозваженої ціни на певну дату згідно даних конкретного джерела інформації).

Рекомендовані умови договору поставки можуть бути наступними:

  1. порядок надання та підтвердження замовлень на кожну конкретну поставку, у випадку, якщо договір не передбачає жорстких строків, обсягів, вимог до товару. Замовлення можуть оформлятися додатками до договору, специфікаціями, або навіть за допомогою електронного листування або факсу, якщо прийнятність такої практики буде прямо визначена в договорі;
  2. точні умови поставки, які можуть бути просто виписані в договорі (хто надає транспорт, здійснює завантаження, несе ризики до здавання товару покупцю тощо), або визначені посиланням на правила «Інкотермс»[2]. Варто врахувати, що договором може бути передбачено відвантаження товарів вантажовідправником, що не є постачальником, та одержання товарів вантажоодержувачем, що не є покупцем, а також оплата товарів платником, що не є покупцем;
  3. якість товарів – за загальним правилом якість повинна відповідати діючим стандартам, технічним умовам та ветеринарним, санітарним, гігієнічним, нормативно-технічним правилам і нормам тощо, якщо сторони не визначать у договорі більш високі вимоги до якості товарів або інші особливості (наприклад, не допускати поставки маточного поголів’я у другій половині поросності, крім випадків вимушеного вибракування);
  4. порядок здійснення оплати – повна чи часткова передоплата, післяплата та їх строки. Можливість оплати товару частинами або з відстроченням платежу за певних обставин;
  5. умови, за яких постачальник може відмовитися від здійснення поставки, а покупець – від оплати;
  6. відповідальність сторін за порушення умов договору – варто визначати широкий спектр штрафних санкцій, які будуть співрозмірні вчиненим сторонами порушенням, а також обставини, що виключають відповідальність (форс-мажор).

Організаційними умовами договору пропонуємо вважати:

  1. повні реквізити сторін – найменування, ідентифікаційний код, місцезнаходження, контактна інформація, банківські реквізити, статус платника податків, ім’я та посади керівника й інших уповноважених осіб, документи, на підставі яких діють уповноважені особи;
  2. дата, місце укладення та строк дії договору – встановлюється за домовленістю сторін. При цьому,  якщо в договорі поставки строк дії не визначений, він вважається укладеним на один рік;
  3. застосовне право та порядок вирішення спорів;
  4. умови щодо внесення змін у договір, його дострокового припинення та продовження;
  5. порядок обміну документами між сторонами, надання повідомлень.

Зауважимо, що договір має відповідати реальній діловій практиці сторін, а тому перед його укладенням необхідно продумати всі деталі майбутнього або актуального співробітництва.

Відхід від умов договору не повинен бути нормою, адже у випадку вирішення будь-якої спірної ситуації, відправною точкою для її оцінки будуть саме умови договору.  Тому, якщо практика співпраці стабільно відхиляється від передбаченої договором, рекомендовано внести зміни до документів для зближення фактичної та юридичної ситуації (при цьому, звичайно, ділова практика не повинна суперечити обов’язковим законодавчим нормам).

Великим підприємствам, які працюють одночасно із багатьма контрагентами, може бути рекомендовано стандартизація підходів та розробка шаблону договору поставки, який із незначними варіаціями буде укладатися з усіма покупцями та сприятиме спрощенню контролю за здійсненням поставок.

Особливості договору поставки у свинарстві

 

Договір поставки щодо такого специфічного товару як свині живою вагою або м’ясо свиней повинен враховувати також особливості цього виду бізнесу, зокрема:

  • вимоги до товару повинні бути максимально конкретизовані з врахуванням того, що зазвичай покупця цікавить, наприклад, не свиня як така, а тварина певної породи конкретного віку та ваги. Неточність при визначенні товару унеможливлює спори з постачальником, який формально виконав договір шляхом надання, наприклад, будь-якої  свині вагою 200 кг;
  • визначення порядку та місця зважування товару в присутності представників обох сторін, що дозволить проконтролювати поставку відповідної кількості та виду свиней або м’яса;
  • обов’язок надання спеціально обладнаного транспорту для перевезення тварин чи м’яса в належних умовах, що має відповідати діючим ветеринарно-санітарним правилам та відповідним вимогам правил перевезення вантажів;
  • супроводження поставки необхідними ветеринарними документами, достатніми для подальшого використання товару за призначенням, що повинно бути передбачене як обов’язок продавця тощо.

 

Документи, необхідні для оформлення поставки, та контроль за їх оформленням

 

Для того, щоб поставка відбулася належним чином, необхідно оформити цілу низку документів, які свідчитимуть про виконання продавцем і покупцем своїх обов’язків або, навпаки, про порушення умов договору, що також має свої наслідки.

Нижче окреслимо основні документи, що зазвичай супроводжуються поставки:

  • Товарно-транспортна накладна - єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, що призначений для списання товарно-матеріальних цінностей, обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи. Тому для отримання транспортних послуг, оприбуткування товарів та підтвердження їх отримання обов'язково належним чином оформлювати товарно-транспорту накладну[3]. 
  • Довіреність на одержання цінностей – документ встановленої форми, який обов’язково має бути надано постачальнику працівником покупця для підтвердження своїх повноважень на отримання товару[4]. При цьому, постачальник несе відповідальність за перевірку правильності оформлення довіреності, а покупець відповідальний за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями товарів. Відвантаження товарів без пред’явлення довіреності створює ризики отримання їх не уповноваженою особою і, відповідно, ускладнює доведення належно здійсненої поставки у випадку виникнення спорів щодо її недоліків або неоплати.
  • Видаткова накладна, акт приймання-передачі або інший первинний документ, який фіксує факт здійснення поставки – факт передачі товарів продавцем у розпорядження покупця. Такий документ повинен складатися під час здійснення поставки, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву; дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг поставки, одиницю її виміру; посади осіб, відповідальних за здійснення поставки і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні поставки[5]. Такі підтверджуючі документи необхідні як для бухгалтерського та податкового обліку поставок, так і для зниження ризику виникнення спорів щодо здійснених операцій.
  • Податкова накладна – документ встановленої форми, який обов’язково складається постачальником, якщо він є платником ПДВ, реєструється ним у Єдиному реєстрі податкових накладних та надається покупцю в момент здійснення поставки. Податкова накладна є податковим документом і одночасно відображається у податкових зобов'язаннях і реєстрі виданих податкових накладних продавця та реєстрі отриманих податкових накладних покупця, для якого вона є підставою для нарахування сум ПДВ, що відносяться до податкового кредиту. Звертаємо увагу на те, що відсутність факту реєстрації продавцем податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних та/або порушення порядку заповнення податкової накладної має такі наслідки: по-перше, унеможливлює включення покупцем сум ПДВ до податкового кредиту та, по-друге, не звільняє продавця від обов'язку включення суми ПДВ, вказаної в податковій накладній, до суми податкових зобов'язань за відповідний звітний період[6].
  • Ветеринарний документ встановленої форми[7], що надається постачальником та засвідчує безпечність товару та його відповідність спеціальним вимогам, що дає право на його подальше використання. Варто звертати увагу на правильність заповнення таких документів та їх відповідність фактичній поставці, зокрема, реквізити уповноваженої установи, дату видачі, реєстраційний номер господарства постачальника або ідентифікаційний номер групи тварин та ін.
  • Ідентифікаційні документи тварин встановленої форми (реєстраційне свідоцтво свиней, відомість переміщення тощо)[8], які є супровідними документами при будь-якому переміщенні живих свиней і дані яких мають відповідати фактично наявним на тваринах биркам або татуюванням.

 

Залучення третіх осіб у відносини поставки

 

У випадку, якщо практика сторін передбачає здійснення поставки не напряму від постачальника покупцю, залучення будь-яких третіх осіб має відбуватися на підставі відповідних домовленостей та документів, що унеможливили б виникнення спорів щодо неналежної поставки чи її неоплати.

Як правило, у відносини поставки можуть залучатися: підприємства, на вагах яких відбувається зважування та остаточне оформлення поставки товару; заготівельні підприємства, які отримують від продавця живих свиней і передають покупцю м'ясо; транспортні організації, які надають послуги з перевезення вантажів одній або іншій стороні; підприємства-вантажоодержувачі, які здійснюють приймання поставленого товару тощо. Звичайно, кожна операція із залученням таких третіх осіб повинна відбуватися на підставі відповідного договору, із належним оформленням первинних документів та перевіркою повноважень осіб, які приймають у ній участь. Кожна сторона у ланцюжку поставки має певні права і обов’язки, а їх реалізація напряму залежить від дій інших залучених осіб.

Ретельна перевірка відповідності документального оформлення поставки реальній ситуації на кожному етапі дозволить вчасно виявити будь-які невідповідності або порушення, які можуть призвести до неотримання продавцем або покупцем результату, на який вони обґрунтовано могли розраховувати. У випадку виникнення будь-яких спорів щодо поставки саме наявність правильно оформленого комплекту документів збільшує шанси на його позитивне вирішення. У довгостроковій перспективі, належне документальне підтвердження операцій та оплат має важливе значення для обґрунтування правильності податкового обліку та зниження ризиків, пов’язаних із податковими перевірками.

Робота з відповідальним персоналом постачальника та покупця

 

Незалежно від того, як довго співпрацюють покупець та продавець, який обсяг поставки, які треті особи залучені у процес кожне підприємство повинне забезпечити ретельне дотримання всіх своїх обов’язків та проконтролювати їх взаємне виконання з боку контрагента. Зазвичай саме людський фактор призводить до виникнення спорів щодо поставок, при цьому часто навіть за відсутності злого умислу. З іншого боку, наявність чіткої схеми взаємодії персоналу, відповідального за поставку, та контролю за її дотриманням дозволяє вчасно виявити проблемні моменти та мінімізувати пов’язані з цим негативні наслідки.

Керівникам рекомендовано провести аудит процесу поставки та розбити її на окремі етапи – зони відповідальності конкретних осіб. Всі задіяні у поставку працівники повинні чітко розуміти свої посадові обов’язки та повноваження, і контролювати їх виконання. Так, варто довести до відома персоналу під розпис відповідні посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку та документообігу. З окремими працівниками можна рекомендувати укладення договорів про повну матеріальну відповідальність. Схема взаємодії повинна чітко визначати, хто контролює завантаження або отримання товару, оформлення товаросупровідних документів, надходження та відправку кореспонденції, здійснення та отримання оплат, перевірку комплектності документів щодо поставок тощо. Дружні відносини з представниками контрагента ні в якому разі не повинні бути приводом для зниження уваги до документального оформлення операцій.

Порушення працівниками визначених письмово обов’язків може мати наслідком, наприклад, позбавлення премій, притягнення до матеріальної або дисциплінарної відповідальності. У такому випадку кожен працівник розумітиме, що він відповідає за операцію, і у випадку наявності питань щодо її здійснення саме він буде на них відповідати. Цей підхід дозволить дисциплінувати персонал і знизити випадки коли винні всі і ніхто конкретно водночас.

Врегулювання спірних ситуацій

 

Спором є ситуація, коли хтось із контрагентів порушує свої обов’язки, визначені законом або домовленостями сторін, та не бажає у добровільному порядку їх виконувати або ліквідовувати пов’язані із цим несприятливі наслідки.

Найкраще врегулювання спірної ситуації – досудове. Компроміс, знайдений сторонами, зазвичай  буде вигідніший, ніж тривалий судовий розгляд, що, як правило, пов'язаний із значними затратами часу, фінансових та людських ресурсів. Судовий розгляд може тривати від двох місяців до декількох років, зважаючи на можливості для оскарження рішення, які надає чинне процесуальне законодавство. До того ж, судове рішення часто є непередбачуваним, а його фактичне виконання може так і не бути здійснене, зважаючи на ряд об’єктивних та суб’єктивних причин.

У випадку, коли сторони все ж не досягають домовленості, спір передається на розгляд суду або арбітражу, залежно від того, який порядок передбачено у договорі. Зауважимо, що у господарському процесі правова позиція повинна будуватися в першу чергу на нормах законодавства та письмових і речових доказах, що стосуються спірної поставки. Пояснення сторін, не підкріплені доказами, практично не мають шансів стати обґрунтуванням судового рішення. Саме у зв’язку з цим вище ми вказували на необхідність ретельного оформлення всіх документів, що супроводжують поставки.

До моменту подання позову потрібно зібрати максимальну кількість документів, що свідчать на користь позивача, а також, по можливості, залучити на свою сторону інших осіб, які брали участь у поставці (транспортні, заготівельні підприємства тощо) – вони можуть не мати самостійних вимог, але можуть брати участь у справі на стороні позивача або відповідача.

Звертаючись до суду, необхідно пам’ятати також про позовну давність - строк, у межах якого особа може звернутися до суду з вимогою про захист свого права. Сплив строку позовної давності, про що може заявити контрагент, є підставою для відмови у позові.

Так, загальний строк позовної давності складає 3 роки, перебіг яких за загальним правилом починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. Водночас, щодо деяких спорів, буде застосовуватися спеціальна позовна давність в один рік, а саме: до вимог щодо стягнення штрафних санкцій, вимог у зв'язку з недоліками проданого товару та у зв'язку з перевезенням вантажу[9].

Отже, у разі виникнення спірної ситуації найпершим чином потрібно зібрати всі пов’язані з нею документи та спробувати домовитися з контрагентом про її взаємовигідне врегулювання. З іншого боку, спори є лакмусовим папірцем, що допомагають виявити слабкі місця в організації роботи підприємства та вказують на шляхи її оптимізації, що теж є корисним з точки зору оцінки ефективності та  стратегічного планування діяльності.                                                          

Ознайомитися з оригіналом статті можна на сторінках Всеукраїнського журналу «Прибуткове свинарство» №2 (14), квітень 2013 р..


[1]Глави 52 - 54 Цивільного кодексу України, параграф 1 глави 30 Господарського кодексу України

[2]Правила використання внутрішніх та міжнародних торгових термінів Інкотермс 2010 або попередні редакції

[3]Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Переліку документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні» від 25.02.2009 №207; Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 № 363; Типова форма № 1-ТН, затверджена спільним наказом Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.1995 № 488/346

[4] Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена   наказом Міністерства фінансів України від 16.05.1996 № 99

[5]Стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»від 16.07.1999 № 996-XIV

[6]Розділ VПодаткового кодексу України; Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 №1246; Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження форми Реєстру виданих та отриманих податкових накладних та порядку його ведення» від 17.12.2012 № 1340; Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження форми податкової накладної та Порядку заповнення податкової накладної» від  01.11.2011 № 1379

[7]Стаття32 Закону України «Про ветеринарну медицину» від 25.06.1992 № 2498-XII; Порядок видачі ветеринарних документів, затвердженого наказом Державного комітету ветеринарної медицини України від 13.04.2009 № 85

[8]Положення про Єдиний державний реєстр тварин, затверджене Наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 25.09.2012 № 578; Положення про ідентифікацію та реєстрацію свиней, затверджене наказом Міністерства аграрної політики України від 31.12.2004 № 497

[9]Глава 19 розділу VЦивільного кодексу України